Eventi ecosostenibili – Appunti sparsi sull’organizzazione

Chi si occupa di organizzazione di eventi sa che dietro uno spettacolo, una fiera o un concerto ci sono spesso mesi di preparativi, progetti, pianificazioni. Se la gestione di ogni fase organizzativa è fondamentale nella creazione di eventi “classici”, a maggior ragione è necessario avere tutto sotto controllo quando si ha in mente un evento ecosostenibile. Conoscere le necessità che possono crearsi durante la fase organizzativa, sapere quali sono i momenti topici del processo, essere pronti a fronteggiare le situazioni di emergenza sono cose che non possono essere sottovalutate, soprattutto se si è deciso di rendere il proprio evento a “impatto zero” (quanto più possibile). Non va dimenticato, infatti, che tutte le decisioni devono avere lo stesso obiettivo: la sostenibilità ambientale. Questo sia in situazioni normali che in stato di emergenza!

OrganizzazioneI rischi, quando ci si trova a gestire un evento di grandi dimensioni, sono vari. Ce n’è uno, in particolare, che secondo me non andrebbe mai sottovalutato e riguarda la difficoltà di integrazione di tutti gli elementi legati alla sostenibilità nel progetto generale. Il primo fattore che può portare a una scarsa o mancata integrazione è probabilmente il fatto che l’applicazione di alcune soluzioni “più sostenibili” può essere a volte complicato e antieconomico. Secondo la mia esperienza, la motivazione principale riguarda però principalmente la comunicazione: l’integrazione, infatti, non è mai un processo puramente meccanico o di calcolo, ma presuppone una gestione organica del lavoro e, quindi, anche una comunicazione lineare e coerente all’interno dei vari gruppi che partecipano all’organizzazione. In particolare, per gli eventi ecosostenibili è fondamentale la comunicazione degli intenti, degli obiettivi e delle linee guida, in modo che ad ogni livello si abbia una base di strumenti per poter procedere in una direzione comune, anche in situazioni di emergenza. In questo modo, tutti sono responsabilizzati e anche se le decisioni principali vengono prese dal vertice, tutti hanno ben chiara la direzione verso la quale si sta andando.

Tornando per un attimo al CO2PENHAGEN, per il festival danese è stata messa in piedi una struttura organizzativa abbastanza complessa, sostanzialmente una struttura piramidale, con il vertice e, via via, una serie di gruppi e sottogruppi gestiti da un numero imprecisato di project leader.  Ho apprezzato molto l’idea dei project leader, che se ben applicata può effettivamente risolvere una serie di problematiche legate alla comunicazione e alla gestione del lavoro. Ma anche questa soluzione, se mal governata, può portare a una frammentazione eccessiva che rischia di rendere difficile una condivisione reale degli obiettivi, portando a un’infinità di modi diversi di intendere i temi trattati e, di conseguenza, a modelli diversi di gestione delle situazioni (e quindi di integrazione di soluzioni sostenibili).

Qualunque sia la struttura scelta – sappiamo bene che ogni situazione è a sé – credo che la cosa più importante sia una elevata coerenza interna. E le modalità organizzative – non ultima la gestione delle persone che lavorano al progetto – non dovrebbero mai essere sottovalutate, qui ancor più che in altre tipologie di eventi.

Lascia un commento

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...