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Eventi “green”: la rivincita della comunicazione interna.

Gli eventi sono dei potenti strumenti di comunicazione. Non c’è bisogno di essere esperti del settore per capirlo, anche se chi non si è mai confrontato con questi aspetti potrebbe non comprendere a prima vista tutte le dinamiche comunicative insite nella gestione di un evento (di qualunque tipo esso sia). Se poi ci si concentra su eventi che pongono la riduzione dell’impatto sull’ambiente alla base dell’organizzazione, la situazione diventa – se possibile – anche più complessa.

Spesso si sente dire che l’ecosostenibilità ambientale di un evento è solo un modo – ultimamente abbastanza di moda – per promuoverlo e dargli visibilità. In questo modo, la comunicazione viene percepita solo come un’attività rivolta all’esterno e, a volte, poco trasparente. Seguire questa visione – in alcuni casi tristemente vera – significa però tralasciare una serie di fattori che chi si occupa dell’organizzazione di un evento, o della sua comunicazione, non può permettersi di sottovalutare.

Per questo motivo mi ha affascinato molto il modo in cui Meegan Jones (si, sempre lei!), ha affrontato l’argomento. Lasciando da parte tutta una serie di riflessioni legate alle strategie di marketing nudo e crudo, cerca di affrontare l’argomento da un’altra prospettiva. Il punto chiave è: chi è veramente il nostro pubblico?

Communication_men by msandy
Se stiamo organizzando un evento eco-sostenibile, il messaggio di fondo che vogliamo far passare è abbastanza chiaro, ma bisogna stare attenti a non cadere nella moda o nel semplicismo, così come non bisogna farsi ingannare da facili slogan e frasi ad effetto che non hanno poi riscontro nella realtà.
Due, secondo me, sono gli aspetti più importanti da tenere in considerazione:

  1. ricordarsi di non eccedere e di dire solo ciò che si riesce effettivamente a realizzare. In caso contrario, il rischio è che un occhio attento possa rendersi conto delle “esagerazioni comunicative” e rendere vano tutto il lavoro fatto. La comunicazione, quindi, è l’ultimo passaggio da affrontare e, di conseguenza, il nostro ultimo pensiero. La cosa principale è capire in che modo possiamo ridurre l’impatto del nostro evento e portare questa logica in tutte le fasi e in tutte le aree organizzative. Più il nostro percorso sarà coerente, più cose avremo poi da raccontare al pubblico. Sembra scontato, ma lasciarsi trasportare dalla foga comunicativa, soprattutto quando abbiamo bisogno di differenziarci dalla concorrenza, è più semplice di quanto non si creda (spesso anche per i professionisti).
  2. Il principale pubblico di riferimento deve essere quello interno. Chiunque si stia occupando con noi della realizzazione della manifestazione deve essere in sintonia con i principi di fondo che abbiamo individuato. Il successo di un evento di questo genere è dato soprattutto dall’entusiasmo e dalla consapevolezza di chi è coinvolto nell’organizzazione, che dovrà mantenersi in linea con gli obiettivi concordati durante tutte le fasi. In caso contrario, i punti di rottura possono essere svariati e il rischio di trasmettere all’esterno un messaggio confuso o poco coerente è molto alto.

Che si tratti quindi di sponsor, artisti o volontari, è fondamentale dedicare al pubblico interno forme di comunicazione adeguate e ben pianificate nel tempo.
In generale, la comunicazione deve avere come base imprescindibile la veridicità delle informazioni (dovrebbe essere una regola di base, lo sappiamo, ma in questo caso vale la pena ribadire ulteriormente il concetto) e una forte coerenza fra ciò che stiamo mettendo pratica e ciò che stiamo promuovendo. Per gli eventi sostenibili, questa logica ci costringe a prendere in considerazione aspetti che in altri casi avremmo lasciato in secondo piano. Se coinvolgiamo uno sponsor, ad esempio, dobbiamo essere certi che le sue pratiche legate all’evento siano totalmente in sintonia con i nostri principi di fondo. La stessa regola vale anche per i fornitori, le organizzazioni coinvolte, le istituzioni… Per poter dichiarare di aver fatto tutto il possibile per diminuire l’impatto del nostro evento non possiamo tralasciare nessun dettaglio, il che vuol dire anche prendersi la responsabilità delle relazioni che intessiamo per realizzare l’evento. Alcuni aspetti importanti sono la gestione dei trasporti, quella dei rifiuti, l’utilizzo di materiali certificati o di riciclo, ma ogni situazione e a sé stante e va analizzata tenendo conto del contesto, dell’interlocutore e degli obiettivi primari che ci siamo posti.

In sostanza, la comunicazione all’esterno – quella classica, quella citata dal marketing tradizionale – è solo la punta dell’iceberg e dovrebbe nascere solo in seguito ad azioni concrete e condivise da tutte le realtà coinvolte. In caso contrario, l’accusa di greenwashing è dietro l’angolo.

[Appunti al volo] Eventi sostenibili, nuove professionalità e linee guida

Quando si parla di eventi sostenibili da un punto di vista ambientale, le definizioni che vengono date sono di vario genere. In linea di massima, i requisiti di base sembrano essere l’attenzione alla produzione di rifiuti, che si suppone debba essere ridotta rispetto ad eventi “classici”, l’attenzione al riciclo dei rifiuti che non si riesce ad evitare e l’uso, dove possibile, di oggetti biodegradabili o riutilizzabili. Quest’ultima soluzione è fra le più gettonate soprattutto in eventi dove è previsto il consumo di cibo, quindi incontri legati all’enogastronomia, ma anche più semplicemente qualunque tipo di evento che abbia stand in cui si vende cibo. Un altro elemento abbastanza frequente è la presenza nel programma di incontri con esperti, che in teoria hanno come primo obiettivo quello di sensibilizzare e motivare i partecipanti.

Queste sono anche le caratteristiche principali che sono emerse da una semplice domanda fatta su un gruppo di Linkedin da parte di una ragazza inglese che chiedeva consigli su come organizzare un evento sostenibile. Le risposte, tutte assolutamente a tema, mi hanno però fatto pensare che, anche nei gruppi di quelli che dovrebbero essere professionisti del settore, c’è ancora un po’ di confusione sulle modalità di gestione di eventi di questo genere.

Come sappiamo, infatti, quelli elencati (esclusa forse la presenza di esperti) sono solo parte dei requisiti minimi che, ad oggi, dovrebbero essere presi in considerazione. In molti casi sembra ancora mancare una visione comune, probabilmente perché dopo l’entusiasmo iniziale si stanno ancora mettendo a fuoco i compiti che spettano ai professionisti coinvolti nell’organizzazione di eventi sostenibili. C’è chi sta provando a raccogliere le idee e a dare delle linee guida (ad esempio Meegan Jones nel suo libro), così come esistono incontri e corsi che si occupano dell’argomento e proposte di certificazioni dedicate proprio agli eventi, ma alla fine della fiera mi sembra che non ci sia ancora una visione condivisa. Data la complessità dell’argomento (in generale) spero che l’attesa non debba essere troppo lunga, se davvero si vuole dare una base e un’alta dose di credibilità a manifestazioni di questo genere.