Archivi tag: meegan jones

Comunicazione e sostenibilità: come si costruisce una buona reputazione?

In occasione della quinta Girl Geek Dinners Marche di stasera dedicata alla sostenibilità, ho ritrovato un passaggio della ricerca che ho svolto l’anno scorso dedicato alla comunicazione della sostenibilità ambientale degli eventi. In realtà, credo che gli eventi siano in questo caso solo una scusa per approfondire il discorso e trovare degli spunti interessanti anche per altri ambiti.

Come al solito, ecco un piccolo stralcio e, per chi vuole leggere tutto, in fondo trovate il pdf da scaricare 😉

“La corsa al greening, ossia al mostrarsi sempre più verdi e, soprattutto, più verdi della concorrenza, è un fenomeno che presenta almeno due facce interessanti da analizzare. Da un lato, come si è visto, è sintomo di un cambiamento radicale nelle modalità di consumo – di sicuro non ancora diffuso completamente, ma in forte espansione – e, dall’altro, è un nuovo strumento per la costruzione dell’immagine delle organizzazioni. Essere verdi – o se non altro mostrarsi tali – paga.

Dal punto di vista comunicativo, ad esempio, poter definire il proprio evento come “verde” è una componente aggiuntiva di grande impatto sul pubblico, tant’è che – come sta capitando anche in molti altri settori – sono sempre di più le campagne di comunicazione che puntano su termini come sostenibilità, basso impatto, ecologico, ecc.. Queste scelte comunicative hanno a che fare sia con l’intento di attirare nuovi consumatori, sia con la più complessa sfida legata al miglioramento dell’immagine agli occhi di stakeholder, acquirenti, concorrenti.

Chi si occupa di comunicazione, però, non può fermarsi al concetto di immagine. Al contrario, il successo che sta avendo il tema della sostenibilità implica un impegno più profondo, che investe processi legati alla responsabilità, individuale e collettiva, nei confronti di quanto succede nel mondo che ci circonda. Il concetto di immagine non è quindi adatto per raccontare l’impegno di un’organizzazione, ed è necessario fare un salto e cominciare a parlare di reputazione. È la reputazione a dare – o a togliere – credibilità e a condizionare sempre di più i consumatori.
Ma come si costruisce una buona reputazione?

Come si risponde a questa domanda? Nel pdf Eventi, sostenibilità, comunicazione trovate una parte delle risposte che ho trovato.

Annunci

L’importante è la meta? [note sui trasporti]

Nel lungo elenco di cose da tenere in considerazione per organizzare un evento a basso impatto, non può mancare una sezione dedicata ai trasporti.
Se abbiamo detto che non basta rivolgersi a terzi per compensare le nostre emissioni e che è fondamentale studiare con cura ogni azione e ogni passaggio del processo organizzativo, ciò che riguarda i trasporti si conquista senza troppo sforzo un posto di rilievo.

Ciò che deve essere subito chiaro è che quando parliamo di trasporti facciamo riferimento a tutta quella serie di scelte che hanno a che vedere sia con le nostre routine pre-evento che con le soluzioni adottate dallo staff, dai partecipanti (artisti, speaker, ecc.), sia dal nostro pubblico.
Più degli altri, quest’ultimo punto viene spesso sottovalutato o lasciato in secondo piano – o addirittura decadere – per la sua complessità. In realtà, se pensiamo a un evento sostenibile come a un modo per sensibilizzare le persone e diffondere informazioni, diventa forse addirittura il più importante.

by comedy nose

Immaginiamo centinaia – ma per gli eventi più grossi anche svariate migliaia – di persone che comprano il biglietto per partecipare al nostro evento. Con quali mezzi ci raggiungeranno? La loro scelta, spesso presa facendo attenzione più agli aspetti economici che a quelli ambientali, avrà un impatto inimmaginabile e comprenderà gran parte delle emissioni che il nostro evento contribuirà a produrre.
Partecipare a un evento è un costo e voler cercare di ridurre la spesa è più che comprensibile. In realtà, però, questa non è l’unica variabile da considerare. Il primo passo è quindi cercare di comprendere quali sono tutte  le motivazioni – o buona parte di esse – che stanno alla base delle scelte del pubblico e offrire delle formule che lo incentivino a prediligere le soluzioni più sostenibili.

Come prima cosa dobbiamo chiederci quando è comoda e raggiungibile la location che abbiamo scelto e se esistono dei mezzi pubblici che possono essere usati agevolmente.
Una volta che abbiamo una panoramica di tutte le linee e i percorsi possibili in partenza dai principali centri di interesse, possiamo girare tutte le informazioni più importanti al pubblico, sottolineando le soluzioni più comode, quelle più compatibili con gli orari dell’evento (o dei sotto-eventi), ecc.
E’ un po’ scontato dire che va incoraggiato l’uso dei mezzi pubblici, ma vista la quantità di cose da ricordare durante l’organizzazione di un evento (classico, figuriamoci a basso impatto…) lo ricorderò volentieri!
Facendo una sorta di “classifica” dei mezzi, possiamo mettere al primo posto le corriere/autobus, al secondo i treni e al terzo la macchina.
Naturalmente, a seconda della situazione che ogni partecipante deve gestire, si potrà optare per l’una o per l’altra soluzione, o per un mix. Il nostro compito principale, in questi casi, è quello di comunicare il grado di impatto di ogni mezzo, in modo che ognuno possa se non altro fare una scelta il più consapevole possibile.

In realtà possiamo fare ben di più! Per incentivare l’uso dei mezzi pubblici e scoraggiare l’uso della macchina, possiamo fare degli sconti sul prezzo del biglietto a chi sceglie di raggiungere l’evento in treno o in bus, oppure offrire – possibilmente tramite uno sponsor – navette gratuite dalle stazioni che evitino le code del traffico e lo stress del parcheggio (oltre che la perdita di tempo) o, anche, far offrire dei parcheggi limitati e farli pagare abbastanza.

Va da sé che ogni idea che incita le persone a lasciare a casa la propria auto deve comportare una pianificazione molto curata del sistema di trasporto alternativo. Trovarci ad aspettare per ore una navetta inesistente o dover sgomitare per conquistare un posto a bordo sarebbe un ricordo negativo molto forte e un invito a farci pensare due volte prima di partecipare a un’eventuale edizione successiva dell’evento.
Oltre a offrire delle alternative valide – e il più possibile comode – con treni e bus, possiamo anche pensare a coloro che proprio non possono fare a meno della macchina e invitarli a condividere il viaggio con altri partecipanti. Ci sono molti siti di car pooling e lift sharing e chi usa questi servizi potrebbe ricevere dei “premi” o qualche piccolo bonus per non aver viaggiato da solo (naturalmente questo discorso non dovrebbe valere per le tratte che hanno a disposizione numerosi mezzi alternativi…).

Insomma, le soluzioni possono essere diverse e trovarne di nuove è una sfida continua. Ad esempio, possiamo spingerci oltre e chiederci se è possibile invogliare il nostro pubblico a venire a piedi o in bici. Ci sono eventi che già riservano ai bikers un trattamento speciale (con aree riservate, beer tickets, sconti, ecc.). Ovviamente non sempre è possibile optare per questi mezzi, ancora oggi non tutte le strade sono sicure e attrezzate per “ospitare” ciclisti o, più semplicemente, pedoni. Ma prendere in considerazione anche questi aspetti può portarci a riflettere sia sul luogo che abbiamo scelto per l’evento (è davvero adatto? E’ il migliore? Ce ne sono altri che per una nuova edizione potrebbero eliminare parte dei problemi legati al trasporto?), sia sulle diverse possibilità di movimento.
Possiamo mettere a disposizione delle biciclette per far andare le persone dalla stazione dei treni all’evento? Possiamo organizzare delle maratone per coinvolgere i partecipanti e dare visibilità all’evento? Le idee sono infinite, il primo passo è cominciare a pensarci!

vegetable bike

Un’ultima nota sui trasporti aerei.
Nel libro della Jones (di cui già ho parlato negli scorsi post e di cui parlerò ancora), c’è una comoda checklist da usare quando il luogo nel quale vogliamo organizzare il nostro evento presuppone un uso spesso inevitabile dell’aereo:

  1. cambiare la location e sceglierne una più vicina alle aree di provenienza del pubblico di riferimento
  2. Offrire la possibilità di fare delle video conferenze
  3. Incoraggiare l’offsetting per chi non può rinunciare all’aereo
  4. Non organizzare l’evento!

Si tratta di quattro punti semplici, ma molto chiari (e a mio parere incredibilmente significativi). In sostanza, il nostro primo pensiero dovrebbe sempre riguardare l’impatto delle nostre scelte e questo ha spesso a che vedere anche con le decisioni di base (prima fra tutte, la location).
Se vogliamo organizzare un evento ecosostenibile, non possiamo permetterci di sottovalutare l’impatto che alcune scelte – più usuali, comode e facili – possono causare. Vorrebbe dire vanificare tutti gli sforzi con un solo, incosciente gesto.

P.S. Alcune delle idee riportate sono state prese da quello che ormai è diventato il mio libro di riferimento del momento, “Sustainable event management” 😉

Eventi “green”: la rivincita della comunicazione interna.

Gli eventi sono dei potenti strumenti di comunicazione. Non c’è bisogno di essere esperti del settore per capirlo, anche se chi non si è mai confrontato con questi aspetti potrebbe non comprendere a prima vista tutte le dinamiche comunicative insite nella gestione di un evento (di qualunque tipo esso sia). Se poi ci si concentra su eventi che pongono la riduzione dell’impatto sull’ambiente alla base dell’organizzazione, la situazione diventa – se possibile – anche più complessa.

Spesso si sente dire che l’ecosostenibilità ambientale di un evento è solo un modo – ultimamente abbastanza di moda – per promuoverlo e dargli visibilità. In questo modo, la comunicazione viene percepita solo come un’attività rivolta all’esterno e, a volte, poco trasparente. Seguire questa visione – in alcuni casi tristemente vera – significa però tralasciare una serie di fattori che chi si occupa dell’organizzazione di un evento, o della sua comunicazione, non può permettersi di sottovalutare.

Per questo motivo mi ha affascinato molto il modo in cui Meegan Jones (si, sempre lei!), ha affrontato l’argomento. Lasciando da parte tutta una serie di riflessioni legate alle strategie di marketing nudo e crudo, cerca di affrontare l’argomento da un’altra prospettiva. Il punto chiave è: chi è veramente il nostro pubblico?

Communication_men by msandy
Se stiamo organizzando un evento eco-sostenibile, il messaggio di fondo che vogliamo far passare è abbastanza chiaro, ma bisogna stare attenti a non cadere nella moda o nel semplicismo, così come non bisogna farsi ingannare da facili slogan e frasi ad effetto che non hanno poi riscontro nella realtà.
Due, secondo me, sono gli aspetti più importanti da tenere in considerazione:

  1. ricordarsi di non eccedere e di dire solo ciò che si riesce effettivamente a realizzare. In caso contrario, il rischio è che un occhio attento possa rendersi conto delle “esagerazioni comunicative” e rendere vano tutto il lavoro fatto. La comunicazione, quindi, è l’ultimo passaggio da affrontare e, di conseguenza, il nostro ultimo pensiero. La cosa principale è capire in che modo possiamo ridurre l’impatto del nostro evento e portare questa logica in tutte le fasi e in tutte le aree organizzative. Più il nostro percorso sarà coerente, più cose avremo poi da raccontare al pubblico. Sembra scontato, ma lasciarsi trasportare dalla foga comunicativa, soprattutto quando abbiamo bisogno di differenziarci dalla concorrenza, è più semplice di quanto non si creda (spesso anche per i professionisti).
  2. Il principale pubblico di riferimento deve essere quello interno. Chiunque si stia occupando con noi della realizzazione della manifestazione deve essere in sintonia con i principi di fondo che abbiamo individuato. Il successo di un evento di questo genere è dato soprattutto dall’entusiasmo e dalla consapevolezza di chi è coinvolto nell’organizzazione, che dovrà mantenersi in linea con gli obiettivi concordati durante tutte le fasi. In caso contrario, i punti di rottura possono essere svariati e il rischio di trasmettere all’esterno un messaggio confuso o poco coerente è molto alto.

Che si tratti quindi di sponsor, artisti o volontari, è fondamentale dedicare al pubblico interno forme di comunicazione adeguate e ben pianificate nel tempo.
In generale, la comunicazione deve avere come base imprescindibile la veridicità delle informazioni (dovrebbe essere una regola di base, lo sappiamo, ma in questo caso vale la pena ribadire ulteriormente il concetto) e una forte coerenza fra ciò che stiamo mettendo pratica e ciò che stiamo promuovendo. Per gli eventi sostenibili, questa logica ci costringe a prendere in considerazione aspetti che in altri casi avremmo lasciato in secondo piano. Se coinvolgiamo uno sponsor, ad esempio, dobbiamo essere certi che le sue pratiche legate all’evento siano totalmente in sintonia con i nostri principi di fondo. La stessa regola vale anche per i fornitori, le organizzazioni coinvolte, le istituzioni… Per poter dichiarare di aver fatto tutto il possibile per diminuire l’impatto del nostro evento non possiamo tralasciare nessun dettaglio, il che vuol dire anche prendersi la responsabilità delle relazioni che intessiamo per realizzare l’evento. Alcuni aspetti importanti sono la gestione dei trasporti, quella dei rifiuti, l’utilizzo di materiali certificati o di riciclo, ma ogni situazione e a sé stante e va analizzata tenendo conto del contesto, dell’interlocutore e degli obiettivi primari che ci siamo posti.

In sostanza, la comunicazione all’esterno – quella classica, quella citata dal marketing tradizionale – è solo la punta dell’iceberg e dovrebbe nascere solo in seguito ad azioni concrete e condivise da tutte le realtà coinvolte. In caso contrario, l’accusa di greenwashing è dietro l’angolo.

Si può parlare di impronta ecologica per gli eventi?

Continua la mia lettura del libro di Meegan Jones “Sustainable event management”. Questa mattina mi sono ritrovata faccia a faccia con uno dei temi più controversi, e al tempo stesso più importanti, legati all’organizzazione di eventi a basso impatto: la misurabilità delle scelte e delle soluzioni adottate.
Verrebbe naturale, come in altri settori, parlare di impronta ecologica, ma in realtà nel caso degli eventi è necessario dedicare al tema molta più attenzione. Se in molti ambiti misurare l’impronta ecologica è tutto sommato abbastanza semplice, per gli eventi la situazione è più complicata. Il problema principale è dato soprattutto dalla complessità insita nell’organizzazione di manifestazioni dal vivo. Gli strumenti che abbiamo a disposizione, infatti, ci permettono di misurare solo parte delle numerose attività che vengono svolte per realizzare un evento. Oltretutto, non va sottovalutato il fatto che molti di questi strumenti vengono spesso sviluppati da chi non conosce a fondo il mondo degli eventi e, di conseguenza, tutte le problematiche e le attività connesse.

Altro punto da tenere in considerazione è il fatto che, finora, non si è raggiunta a livello internazionale una standardizzazione delle modalità di analisi delle fasi organizzative. E fino a che non avremo una visione chiara e univoca, non potremo procedere con una misurazione pienamente riconoscibile e accettabile e, di conseguenza, utilizzabile per comparare un evento a un altro o per promuovere il nostro evento “verde” in maniera credibile.

Green Planet by Pink Sherbet Photography

Nonostante tutto, non è però detto che non si possano comunque portare avanti varie strategie per fare un po’ di chiarezza e per rendere più trasparenti le nostre azioni. Per capire in quali aree possiamo migliorare e quali sono gli step principali da affrontare, la Jones parte dal Greenhouse Gas Protocol e dai suoi tre obiettivi:

  1. misurare le emissioni dirette prodotte in loco
  2. misurare le emissioni legate all’uso di energia elettrica fornita dall’esterno (es. centrali elettriche).
  3. Misurare le emissioni indirette (trasporti, rifiuti, ecc.)

Se il primo e il secondo obiettivo sono tutto sommato abbastanza facili da raggiungere, il terzo è decisamente più difficile. Con emissioni indirette, infatti, si intendono tutte quelle emissioni che derivano da aree che spesso non sono sotto il nostro controllo. Giusto per fare un esempio, quando si comprano merci e prodotti, è difficile calcolare il tragitto fatto da chi ce le sta consegnando, il numero di soste effettuate, la quantità di gasolio consumata, ecc. In alcuni di questi casi, la misurazione è praticamente impossibile e possiamo affidarci solo a medie e percentuali.

In ogni caso, questo non deve scoraggiarci. L’importante è fare comunque il possibile per ridurre al minimo le emissioni prodotte. Anzi, la riduzione dovrebbe rappresentare un vero e proprio mantra per tutti coloro che vogliono occuparsi di eventi ecosostenibili e, non a caso, è la prima fase – la più importante – citata dalla Jones. La seconda è la sostituzione di combustibili fossili con fonti rinnovabili. Solo come ultima risorsa, invece, viene presa in considerazione la possibilità di compensare le emissioni che non è possibile ridurre.

Questo percorso, che per molti è scontato, non sembra però essere ancora condiviso da tutti. In molti casi, infatti, tutto ciò che riguarda la riduzione viene lasciato in secondo piano e viene dato invece molto spazio a ciò che riguarda la compensazione (carbon offsetting). Non a caso, continuano a proliferare gli eventi che si dichiarano “verdi” dopo essersi affidati a un’organizzazione specializzata nella compensazione. Come ho già scritto in passato, non approvo assolutamente questo modo di agire, che scarica su terzi la responsabilità delle nostre decisioni e delle nostre azioni organizzative. Non va però dimenticato che la compensazione può comunque essere utile per cercare di porre rimedio a particolari situazioni difficilmente risolvibili in altro modo. Come ricorda la Jones, però, bisogna avere l’accortezza di allineare questa soluzione a particolari settori dell’evento facilmente misurabili e, se necessario e se richiesto, verificabili.

Non dimentichiamo che il rischio è sempre quello di ritrovarsi a dover fronteggiare accuse di greenwashing, cosa che creerebbe non pochi problemi all’immagine dell’evento, soprattutto per il futuro.
Altro errore da evitare è il dichiarare la nostra manifestazione “carbon neutral”, ossia completamente priva di emissioni. Il problema è sempre nella difficoltà di tenere sotto controllo tutte le fasi e i settori dell’organizzazione e dichiarare il nostro evento “CO2-neutral” sarebbe quantomeno sospetto.

Alla fine, mi pare che una delle chiavi rimanga sempre la trasparenza. Se le nostre intenzioni sono delle migliori, è certo che faremo il possibile per abbassare il livello di emissioni prodotte e non avremo problemi a comunicare all’esterno quali sono state le soluzioni trovate. D’altra parte, affidarsi a soluzioni semplici è rischioso, perchè mette in evidenza il fatto che non si è veramente pronti a mettersi in gioco e lo fa di fronte a un pubblico sempre più consapevole (o almeno parte di esso) e a una categoria di professionisti sempre più aggiornata e interessata alle tematiche ambientali.

Sustainable event management: 1° capitolo – introduzione

Sono finalmente riuscita a mettere mano al libro “Sustainable event management. A guide” di Meegan Jones, a cui ho fatto accenno qualche tempo fa. Si tratta di un vero e proprio manuale operativo, dove tutti i passaggi necessari per l’organizzazione di un evento sostenibile vengono elencati, analizzati e sviscerati in vario modo. Si parte da un’introduzione alla tematica, utile soprattutto perché pone dei punti fermi e ci aiuta a partire da una definizione comune. Sempre nella prima parte del libro c’è una breve spiegazione di quelli che sono i principali aspetti da tenere in considerazione: acquisti, gestione dei rifiuti, produzione di energia, gestione dell’acqua, trasporti. Questi cinque macroambiti verranno poi studiati nel dettaglio nel resto del libro.

Per il momento mi sono fermata al primo capitolo, dove l’autrice cerca di spiegare – fra le altre cose – come gli eventi sostenibili possano essere una risorsa utile anche dal punto di vista economico (per il risparmio, per la possibilità di mettersi in luce e per creare vantaggio competitivo). In realtà, a dispetto di quello che possono pensare i più scettici, la Jones sembra avere un approccio abbastanza realistico. Prende infatti in considerazione anche quei casi in cui il committente non sia interessato agli eventi a basso impatto ambientale e suggerisce modi (anche molto semplici) per non perdere la motivazione, fondamentale per continuare a proporre e portare avanti almeno una parte delle idee che ci possono venire. Saranno consigli banali, forse, ma non per questo meno utili, visto che per portare avanti un certo tipo di gestione organizzativa è necessario mantenere un alto livello di motivazione.

Altri due aspetti molto interessanti del primo capitolo di questa guida sono un accenno all’event carbon footprint (e, di conseguenza, alle certificazioni e ai vari meccanismi di misurazione e verifica delle pratiche interne all’evento) e una serie di schede che prendono in considerazione due diverse tipologie di eventi (conferenza e festival) e raccontano quali sono le reali possibilità di renderle a basso impatto. C’è poi una serie di utili check-list, per cominciare a prendere confidenza con i vari aspetti che dovrebbero essere presi in considerazione (dall’allestimento, alla comunicazione, al catering…).

green worldPer finire, troviamo un elenco di risorse online e di letture potenzialmente interessanti, come ad esempio un rimando al sito di A Greener Festival o a quello del Sustainable Event Management System.

E’ solo il primo capitolo, ma l’impressione è molto buona. Forse perché ho la sensazione che ci sia bisogno di una struttura un po’ più chiara e condivisa per coloro che si occupano di comunicazione e di organizzazione di eventi a basso impatto ambientale e questo mi sembra un buon punto di partenza. Naturalmente si tratta di una serie di indicazioni e consigli che andranno poi valutati ed adattati alle situazioni specifiche, ma è indubbiamente uno strumento utile che serve a gestire questa attività in crescita in maniera unitaria. A breve i prossimi capitoli!

 

Prossime letture: “Sustainable event management. A practical guide”

In questi giorni non ho molto tempo per scrivere, ma volevo almeno segnalare un libro che mi è appena arrivato: “Sustainable event management. A practical guide” di Meegan Jones. Tutto ciò che sono riuscita a fare è stato sfogliarlo velocemente, ma a una prima occhiata sembra molto interessante. L’autrice prende in considerazione tutti i passaggi dell’organizzazione di un evento e, basandosi sulle sue esperienze, dà suggerimenti e consigli mirati e propone checklist utili per seguire al meglio tutti i passaggi. Naturalmente una scorsa veloce non basta, quindi è nella lista delle prossime cose da leggere.

Nel frattempo, questa è la copertina! 😉